Comunicazione del RLS all’INAIL: obbligo, scadenze e casi particolari

La figura del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS) è centrale nel sistema di prevenzione aziendale previsto dal D.Lgs. 81/2008 (Testo Unico sulla sicurezza sul lavoro). Oltre all’elezione o designazione del RLS, il datore di lavoro ha un ulteriore adempimento fondamentale: la comunicazione del nominativo all’INAIL.

In questo articolo vediamo in modo chiaro:

• perché è obbligatoria la comunicazione all’INAIL,
• quando deve essere fatta,
• cosa succede se non viene effettuata,

Chi è il RLS e quando è obbligatorio

Il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza è la persona eletta o designata dai lavoratori per rappresentarli in materia di salute e sicurezza sul lavoro.

La normativa fissa un numero minimo di RLS in base alle dimensioni aziendali:

• 1 RLS fino a 200 dipendenti
• 3 RLS da 201 a 1000 dipendenti
• 6 RLS oltre i 1000 dipendenti

Il RLS ha diritti di informazione, consultazione e formazione, può accedere ai luoghi di lavoro, formulare osservazioni e proposte, e contribuire attivamente al miglioramento della sicurezza aziendale.

L’obbligo di comunicare il RLS all’INAIL

L’obbligo di comunicare all’INAIL i nominativi dei RLS è previsto dall’art. 18, comma 1, lettera aa) del D.Lgs. 81/2008, come modificato dal D.Lgs. 106/2009.

In sintesi, il datore di lavoro o il dirigente devono:

“comunicare in via telematica all’INAIL […] in caso di nuova elezione o designazione, i nominativi dei rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza”.

Questa comunicazione ha una duplice valenza:

• Documentale: consente di tracciare ufficialmente la presenza del RLS per ogni unità produttiva.
• Istituzionale: alimenta il sistema informativo nazionale per la prevenzione nei luoghi di lavoro.

Il servizio è gestito in modalità online sul portale INAIL, facilitando il datore di lavoro nell’adempimento e permettendo la visualizzazione delle comunicazioni effettuate per ciascuna unità produttiva.

Scadenza annuale: entro il 31 marzo

Secondo quanto chiarito dall’INAIL con la Circolare n. 11 del 12 marzo 2009, la comunicazione va effettuata entro il 31 marzo di ogni anno, tramite procedura telematica.

È importante sottolineare che:

• La comunicazione fotografa la situazione al 31 dicembre dell’anno precedente.
• Vanno quindi comunicati i nominativi degli RLS in carica alla data del 31 dicembre.

In pratica:

• Entro il 31 marzo di ogni anno il datore di lavoro deve inviare all’INAIL:
  • i nominativi degli RLS presenti al 31 dicembre dell’anno precedente;
  • oppure, in caso di variazione, aggiornare i dati rispetto all’anno precedente.

Il richiamo alla scadenza annuale è riportato anche nella scheda dedicata:

Cosa fare in caso di variazione del RLS

Ogni volta che vi sia una nuova elezione o designazione del RLS, il datore di lavoro è tenuto a comunicare telematicamente all’INAIL il nuovo nominativo.

Inoltre, il Vademecum RLS evidenzia che:

• Il nominativo del RLS aziendale deve essere comunicato annualmente all’INAIL, se variato;
• In caso di mancata designazione o elezione, va indicata l’assenza di RLS in azienda, con le conseguenze previste dall’art. 48 del D.Lgs. 81/2008, relativo al RLS territoriale.

E se non è stato possibile eleggere il RLS?

Può accadere che i lavoratori non diano la propria disponibilità a ricoprire il ruolo di RLS e, allo stesso tempo, non sia presente un RLS territoriale.

In questo caso specifico, è stato chiarito che:

• se non è stato possibile eleggere direttamente il RLS per mancata disponibilità dei dipendenti,
• e non è presente un RLS territoriale,

il datore di lavoro non è tenuto ad alcuna comunicazione all’INAIL e non è soggetto alla sanzione amministrativa per omissione della comunicazione.

Sanzioni in caso di mancata comunicazione

La mancata comunicazione dei nominativi degli RLS all’INAIL costituisce una violazione dell’art. 18, comma 1, lettera aa) del D.Lgs. 81/2008 e comporta l’applicazione delle sanzioni previste dall’art. 55 del D.Lgs. 81/2008.